كم مرة قلت لشخص ما أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم؟ الحقيقة المحزنة ، بغض النظر عن مدى رغبتك ، أنه من غير المحتمل أن تحصل على أكثر من 24 ساعة في كل يوم. لذا ، فإن الحيلة في إدارة الوقت هي حقًا كيفية تحقيق أقصى استفادة من الساعات المتوفرة لديك. طريقة واحدة للقيام بذلك هي أن تصبح مخططًا استثنائيًا ليومك. إنه ليس صعبًا للغاية - يتطلب فقط بعض المعرفة الأساسية والكثير من الانضباط. كمدرب ، يمكنني مساعدتك في كليهما ، لكن المعرفة هي ما سأقوم بتغطيته الآن.
خصص وقتًا للتخطيط
هذه حقا الخطوة الأولى. عليك أن تجعل التخطيط عادة ، والقيام بالمهمة دينيا. لقد خصصت ساعة في صباح الأحد للتخطيط لأسبوعي. لكي أتأكد من أن الأسبوع يمر وفقًا للخطة ، يجب أن يكون لدي "خطة" للبدء بها. في البداية ، قد يستغرق الأمر أكثر من ساعة ، ولكن بمجرد الانتهاء من التخطيط لفترة من الوقت ، ستصبح أكثر كفاءة في ذلك. ستشعر أيضًا بمزيد من التركيز عندما تحدد ما تريد تحقيقه لهذا الأسبوع.
حدد أسبوعًا واحدًا على الأقل في كل مرة
يخطط بعض الأشخاص ليوم واحد فقط في كل مرة ، لكنني أعتقد أنك بحاجة إلى أن تكون أكثر استشرافًا من ذلك. لذا ، أقترح عليك التركيز على أسبوع واحد على الأقل في كل مرة ، ولكن أيضًا مراجعة ما قد يكون قادمًا في الشهر المقبل بينما تفكر في تحديد أولويات الأسبوع المقبل. كلما كنت أكثر استباقية في حياتك ، كلما وجدت نفسك مضطرًا للرد على المواقف غير المتوقعة بشكل أقل.
حدد "الصخور الكبيرة" لأسبوعك
إذا كنت لا تعرف ما أعنيه ، عليك أن تقرأ ستيفن كوفي. لقد رسم رسمًا إيضاحيًا بارعًا باستخدام دلو وبعض الرمل وعدة صخور مختلفة الأحجام. وأوضح أن الرمال تمثل كل الأعمال المشغولة التي يتعين علينا القيام بها ، مثل الرد على الهاتف ، وقراءة البريد الإلكتروني ، وحفظ الأوراق ، وما إلى ذلك. تمثل الصخور جميع الأشياء المهمة التي يتعين علينا القيام بها ، مثل تحديد الأهداف للعام ، إطلاق مشروع جديد ، إنشاء رؤية لفريقك ، وما إلى ذلك. يمثل الدلو كل الوقت المتاح لدينا لجميع متطلبات حياتنا.
ما يحدث لمعظمنا هو أننا نملأ دلاءنا بالرمال أولاً ، وبعد ذلك لا يمكننا سوى وضع القليل من الصخور في الأعلى ، ولا يوجد متسع للبقية. ما اقترحه هو أن نضع كل صخورنا في الدلو أولاً ، ثم نملأ جميع المساحات المتاحة بالرمال. وبأعجوبة ، كل شيء يناسب حاويتنا!
هذه هي الفلسفة التي تحتاج إلى توظيفها عند جدولة أسبوعك. حدد كل صخورك الكبيرة ، وخصص وقتًا للتعامل معها أولاً. ثم تقلق بشأن الرمال بعد ذلك. علينا التأكد من أننا نتعامل مع الأشياء المهمة أولاً ، ولا ندع العمل المزدحم يستهلك أيامنا.
فكر على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
أنا لا أقترح عليك أن تعمل 24 ساعة في اليوم ، 7 أيام في الأسبوع. لكني أقترح عليك أن تحسب 24 ساعة في اليوم ، 7 أيام في الأسبوع في جدولك الزمني. إذا أهملت التفكير في أيام السبت والأحد لأن هذه هي "أيام إجازتك" ، فقد تجد في ليلة الأحد أنك لم تتعامل مع أي من الأعمال المنزلية التي تحتاج إلى إنجازها. أو إذا كنت تخطط لإقامة حفل عشاء ليلة السبت من الأسبوع المقبل ، فمن الأفضل لك التوقف في وقت ما الجمعة أو السبت لتسوية المنزل ، أو الذهاب إلى السوق.
خطط لوقت شخصي ولعب
لا تعتقد أن الجدول الزمني هو للعمل فقط ، فهذه خطة لحياتك. لذا ، تأكد من تخصيص وقت للتمرين ، أو "موعد الليلة" مع زوجتك ، أو وقت المشجع لألعاب أطفالك في جدولك الزمني. تذكر أن الهدف هو الحصول على وقت للتعامل مع كل ما هو مهم بالنسبة لنا ، وليس فقط الأشياء المهمة المتعلقة بالعمل. إذا كنت تريد أن يكون يوم الجمعة يومًا للصحة العقلية ، فاحظر ذلك. لا تحتاج إلى إضافة أي تفاصيل أكثر من ذلك. لكنك تعلم أنك إذا لم تخطط لذلك ، فلن يحدث ذلك.
اترك بعض الوقت للطوارئ في جدولك
أنت تعرف أفضل مما تتوقع أن تسير أيامك تمامًا كما هو مخطط لها. فقط عندما تكون على وشك التركيز حقًا على هذا التحليل المهم الذي تحتاج إلى القيام به ، يدعوك رئيسك إلى اجتماع حيث هناك حاجة ماسة إلى خبرتك ، ويتم تصوير جدولك الزمني. لذلك ، لا تكدس كل ساعة من يومك بالأنشطة. اترك بعض الوقت للطوارئ لتلحق به عندما يحدث ما هو غير متوقع.
الانضباط والانضباط والانضباط
بمجرد تحديد أيامك ، ستحتاج إلى ممارسة الانضباط والالتزام بما خططت له. افعل كل ما في وسعك للتخلص من المشتتات والتركيز حقًا على ما عليك القيام به. ستندهش من مدى إنتاجيتك. لذا ، أغلق برنامج البريد الإلكتروني هذا ، وأوقف تشغيل جرس الهاتف واترك البريد الصوتي يتعامل مع المكالمات ، وأغلق باب مكتبك لمدة ساعة. ثم عندما يحين وقت التعامل مع البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والإسقاط