يعد تخطيط العرض أمرًا ضروريًا لضمان أن يكون لديك الوقت لتطوير وكتابة وإنتاج حل شامل لمتطلبات العميل. كل من كتب مقترحات بانتظام كان يتمنى أحيانًا أن يكون قد خطط بشكل أفضل ، وبدأ في وقت مبكر ، وبقيت مناسبات مختلفة متأخرة في محاولة التعامل مع عرض غير مرضٍ وغير مكتمل.
فكر في المقترحات كمشاريع صغيرة - ضع خطة. فكر في جميع القضايا ذات الصلة التي يجب عليك تغطيتها - كيف تلتقي ...
الكلمات الدالة:
المقترحات ، كتابة الاقتراح ، العطاءات ، المبيعات ، الفوز ، التخطيط ، إدارة العطاءات
نص المقالة:
يعد تخطيط العرض أمرًا ضروريًا لضمان أن يكون لديك الوقت لتطوير وكتابة وإنتاج حل شامل لمتطلبات العميل. كل من كتب مقترحات بانتظام كان يتمنى أحيانًا أن يكون قد خطط بشكل أفضل ، وبدأ في وقت مبكر ، وبقيت مناسبات مختلفة متأخرة في محاولة التعامل مع عرض غير مرضٍ وغير مكتمل.
فكر في المقترحات كمشاريع صغيرة - ضع خطة. فكر في جميع القضايا ذات الصلة التي يجب عليك تغطيتها - كيف تواجه مشكلتهم؟ كيف قمت بعمل مماثل في الماضي؟ من سيعمل في المشروع؟ هل تحتاج إلى مقاولين من الباطن أو شركاء للمساعدة في تسليم المشروع؟ من سيعمل على الاقتراح؟ كيف ستقدم نفسك للعميل من أجل الفوز؟
تأكد من أنك تعطي الأولوية لفرص العطاء وأن أفضل الأشخاص لديك يعملون على أهم الفرص لمؤسستك. فكر جيدًا في أي عقد هو أكثر أهمية. هل هي الفرصة ذات القيمة العالية التي ستستهلك كل وقتك ومواردك للأشهر العديدة القادمة؟ أم أنه المشروع الأصغر الذي يسمح لك بالحفاظ على عمل العميل الآخر في نفس الوقت؟ أيهما أكثر أهمية ، حدد أولويات عروضك وتأكد من أن كل واحد يتلقى الاهتمام الذي يستحقه.
كما هو الحال مع أي مشروع ، عند كتابة المقترحات ، حدد المواعيد النهائية واحتفظ بها وخصص الموارد لإكمال المهام. يعتبر هذا أمرًا مفروغًا منه عند تشغيل مشروع عميل ، ولكن يتم تجاهله أحيانًا في مشاريع "المبيعات" الداخلية. يحتاج كتّاب العروض وفرق المبيعات إلى إدارة مشروعاتهم وتشغيلها بكفاءة أيضًا حتى ينجحوا ... وتذكر أن إحدى الطرق المؤكدة لفقدان العقد هي عدم تقديم اقتراحك في الوقت المحدد. لا تعرض العمل لعدة أسابيع للخطر من خلال التأخير لمدة 30 دقيقة في الحصول على المستند.
ما لم تكن متعاقدًا فرديًا ، يجب عليك تفويض مهام العرض إلى أعضاء الفريق المؤهلين. سيسمح هذا بقضاء المزيد من الوقت على كل قسم وأن كل قسم من العرض مكتوب من قبل العضو الأنسب في فريقك. إذا كانت لديك خبرة متاحة ، فتأكد من أنها متاحة للاستخدام في مقترحاتك. عند التفويض ، تأكد من أن الجميع يعرف المواعيد النهائية ويلتزمون بها. يحتاج الجميع إلى معرفة أن هذا مشروع مهم وأنت مدير المشروع.
خطط دائمًا لوقت إنتاج المستندات. تأكد من أنه يمكن إنتاج كل شيء والتحقق منه في النموذج النهائي قبل الإرسال. آخر شيء تحتاجه هو اقتراح مكتوب جيدًا يأتي بشكل سيئ لأنه تم تجميعه بلا مبالاة في اللحظة الأخيرة. تأكد من أن الطابعة تعمل وأن لديك ورقًا كافيًا وأن لديك الوقت لتسليمها. احجز ساعيًا مسبقًا.
يمكن أن يؤدي وجود عملية محددة ومحددة جيدًا إلى تبسيط الوقت المطلوب بسهولة بين المشاريع وسيسمح بتقديم مقترحات عالية التنظيم تلبي دائمًا معايير الجودة. كثير من الناس يقللون من قيمة التخطيط السليم للمقترح ؛ تأكد من أنك لست واحدًا منهم.
ضمن مجموعة أدوات "تعلم كتابة الاقتراحات" (www.learntowriteproposals.co.uk) ، ستجد أدوات رائعة لمساعدتك - تساعدك "خطة التقاط العطاءات" على تحديد استراتيجيات وموضوعات الفوز ، وتساعدك "خطة تطوير العطاء" على هيكلة المستندات و خطط لتطوير كل قسم بالإضافة إلى المستند بأكمله ويساعدك متعقب الاقتراح على متابعة إنتاج العديد من العطاءات.