يجب أن ينجز برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة ثلاث مهام: تتبع الإيرادات والمصروفات ، وإنشاء نماذج الأعمال ، والاحتفاظ بسجلات مفصلة للأصول والخصوم الأخرى.
تتبع الايرادات والمصروفات
إن مهمة تتبع دخل ومصروف الأعمال هي في الحقيقة أهم وظيفة في نظام المحاسبة. إذا كنت تمتلك أو تدير شركة صغيرة ، فمن الواضح أنك بحاجة إلى بعض الأدوات لقياس دخلك وتدفقك النقدي.
على الرغم من أن برامج دفتر الشيكات مثل Quicken و Microsoft Money لا تفعل أكثر من مجرد الاحتفاظ بدفتر شيكات ، إلا أنه يمكنك بالفعل الاحتفاظ بسجلات مالية للأعمال التجارية مباشرة من دفتر شيكات. للقيام بذلك ، يمكنك ببساطة تصنيف الودائع على أنها تندرج في فئة دخل معينة. وعندما تكتب شيكًا أو تقوم ببعض عمليات السحب الأخرى ، فإنك تصنف المصاريف على أنها تندرج في فئة نفقات معينة.
ومع ذلك ، فإن إحدى مشكلات استخدام برنامج دفتر الشيكات هي أنه باستخدام برنامج دفتر الشيكات ، فأنت تستخدم ضمنيًا المحاسبة على أساس نقدي لتتبع دخلك ونفقاتك. تحسب المحاسبة على أساس النقد الدخل عندما تتلقى وديعة وتحسب المصاريف عند كتابة شيك.
من السهل فهم المحاسبة على أساس نقدي ، وهذا يعني أنك أقل عرضة لارتكاب أخطاء في تنفيذها. ومع ذلك ، فإن المحاسبة على أساس النقد بشكل عام غير دقيقة للغاية بالنسبة للأعمال التجارية الأكثر تعقيدًا. إذا كنت تستخدم مخزونًا في نشاطك التجاري ، على سبيل المثال ، فإن المحاسبة على أساس نقدي ليست دقيقة للغاية - ولا تسمح خدمة الإيرادات الداخلية بذلك.
وهناك ظروف أخرى أيضًا ، تؤدي فيها المحاسبة على أساس نقدي إلى أخطاء جسيمة وغير مقبولة في الدقة في العادة. على سبيل المثال ، إذا كنت تتلقى أموالًا غالبًا قبل أن تكسبها فعليًا أو إذا كنت تتكبد نفقات في كثير من الأحيان قبل وقت طويل من دفعها فعليًا ، فأنت بحاجة إلى استخدام برنامج محاسبة أكثر تعقيدًا من برنامج دفتر شيكات.
توليد نماذج مهنية
المهمة الثانية التي يجب أن يساعدك فيها برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة هي إنشاء نماذج الأعمال. نموذج العمل الأكثر شيوعًا هو مجرد شيك. يساعدك أي برنامج دفتر شيكات على القيام بذلك. تتضمن نماذج الأعمال الأخرى التي تحتاج الشركات الصغيرة عادةً إلى إنتاجها الفواتير ومذكرات الائتمان والبيانات الشهرية وأوامر الشراء وما إلى ذلك.
إذا كان لديك شركة صغيرة ذات متطلبات نموذجية بسيطة للغاية - ربما تحتاج فقط إلى الشيكات - فقد يعمل برنامج دفتر الشيكات بشكل جيد للغاية بالنسبة لك.
ومع ذلك ، إذا كان لديك متطلبات إنشاء نماذج أعمال واسعة النطاق أو معقدة ، فإن حزمة محاسبة الأعمال الصغيرة الأكثر اكتمالاً ، مثل Intuit’s QuickBooks أو Peachtree's Complete Accounting أو Microsoft Small Business Accounting ستؤدي وظيفة أفضل بالنسبة لك.
إذا قمت بإنتاج نماذج أكثر تعقيدًا ، ولكنك أنتجت هذه النماذج الأخرى باستخدام برنامج معالجة الكلمات ، فقد يظل برنامج دفتر الشيكات يعمل من أجلك.
مسك السجلات التفصيلية للأصول والخصوم الأخرى
المهمة الثالثة التي يجب أن يساعدك فيها برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة هي الاحتفاظ بسجلات مفصلة لأهم أصولك وخصومك. يتيح لك برنامج دفتر الشيكات الاحتفاظ بسجلات تفصيلية جيدة للنقد ، وبالنسبة لبعض الشركات ، يعد هذا هو الأصل الرئيسي. لكن العديد من الشركات الصغيرة لديها أصول وخصوم مهمة أخرى تحتاج إلى تتبعها ، على سبيل المثال ، الذمم المدينة والمخزون والذمم الدائنة للبائع.
ما إذا كانت أدوات المحاسبة الخاصة ببرنامج معين توفر أم لا كافية لحفظ سجلات الأصول والمسؤوليات يعتمد على الموقف. ومع ذلك ، لا يوجد برنامج محاسبة تجاري صغير يقوم بكل ما تحتاجه للقيام به. أي برنامج محاسبة يوفر قائمة واسعة من الميزات ، بطبيعته ، يصبح تحديًا للاستخدام. على سبيل المثال ، يؤدي الانتقال إلى أساس الاستحقاق المحاسبي إلى إضافة طبقة كاملة من التعقيد إلى حفظ السجلات المالية ، ويضيف الاحتفاظ بسجلات تفصيلية للمخزون طبقة أخرى.
لهذه الأسباب ، حتى عندما لا يقوم برنامج معين بكل ما تحتاجه للقيام به ، فقد يكون أفضل خيار لك هو استخدام البرنامج - ثم التعايش مع عيوبه ببساطة.
ZZZZZZ