الأوراق هي إحدى ويلات المكتب الحديث. حتى أنا تميل إلى تولي زمام الأمور ، إذا لم أكن حريصًا جدًا. إذن كيف يمكنك التعامل مع أكوام الورق التي لا تنتهي والتي تتراكم على مكاتبك ، خاصة إذا لم يكن حفظ الملفات أحد نقاط قوتك؟ هناك حلول ، بما في ذلك بعض الحلول التي لا تتضمن حتى حفظ الملفات! إذن كيف يمكنك القيام بذلك ، إذا كنت لا تستطيع التعامل مع الملفات ، أو كنت تخشى أن يتم نسيان أي شيء تقدمه؟
1. الترتيب
أولاً ، خصص ساعتين من غير المحتمل أن تتم مقاطعتك خلالها. ثم اجمع كل أكوامك معًا - إن لم يكن كلها في كومة واحدة ، على الأقل كلها في منطقة واحدة من الغرفة. راجع الآن جميع أوراقك ، وقرر ما إذا كانت تنتمي إلى:
- أوراق لم تمسها بعد
- الأوراق التي تحتاج إلى القيام بشيء حيالها (مثل دعوة مع RSVP ، أو مقالة تريد قراءتها ، أو رسالة تحتاج إلى الرد عليها ، وما إلى ذلك)
- الأوراق التي لم تعد بحاجة إليها ، ولكنك بحاجة للاحتفاظ بها أو تريد الاحتفاظ بها لأن لها قيمة قانونية أو أنك تعلم أنك ستحتاج إلى استخدامها مرة أخرى.
- الأوراق التي يمكن إلقاؤها بعيدًا لا تقرأ المستند بالكامل ، يكفي فقط لمعرفة ما عليك القيام به حيال ذلك. إذا كانت هذه مشكلة ، فإن أحد الحلول التي استخدمتها مع أحد العملاء هو جهاز تنبيه يتم ضبطه على إصدار تنبيه كل 20 ثانية أو نحو ذلك. إنه تذكير جيد ، ونادرًا ما نحتاج إلى أكثر من 20 ثانية لمعرفة مكان وجود الورقة.
حتى إذا لم تتجاوز هذه النقطة مطلقًا ، فأنت تعرف الآن أين تبحث عن هذه الدعوة ، أو هذه الورقة التي قرأتها منذ 3 سنوات والتي تحتوي على المعلومات التي تحتاجها. قد يستغرق الأمر بعض الشيء للعثور عليه ، ولكن على الأقل ستجده.
2. كومة
الآن ، في الخطوة الثانية ، كومة مرة أخرى! بمجرد الانتهاء من الفرز ، ارجع إلى الأوراق التي تحتاج إلى القيام بشيء حيالها ، وراجع الكومة مرة أخرى ، وقم بإنشاء أكوام صغيرة تتوافق مع فئة. يمكن تنظيمها حسب المشروع أو نوع الإجراء أو تاريخ الاستحقاق أو الموضوع أو بأي طريقة أخرى منطقية بالنسبة لك. في هذه المرحلة ، يجب أن تكون الأكوام التي أمامك أصغر بكثير وأكثر عددًا.
3. FILE - أو PILE-FILE
حان الوقت لتقديم الملف. يمكنك إما تقديم أوراقك في حامل ملفات خاص لعملك النشط ، أو إذا لم تستطع التخلي عن أكوامك ، فيمكنك نشر أكوامك بصريًا على مكتبك ، أو كرينزا ، أو خزائن الملفات ، وما إلى ذلك. المفتاح هو التنظيم والتأكد من عدم تداخلها. هذا الأخير سهل الحل: ضع أكوامك في صواني ، وسلال ، وصناديق ، وملفات مجلات ، والأشياء التي ستثبتها في مكانها - وستجعل مكتبك يبدو أنيقًا على الفور ، حتى لو كان مليئًا بالأكوام.
تنظيم أكوامك أصعب قليلاً. فيما يلي بعض الأمثلة على تنظيم الخوازيق. اختر الشخص الذي يروق لك أكثر:
- الملصقات: قم بتسمية أكوامك بإحدى بطاقات الأسماء القابلة للطي المستخدمة لوضع أسماء أعضاء اللجنة في مؤتمر ، أو ببساطة ، أي نوع من ورق البناء مطوي إلى قسمين ، وقم بتسمية كلا الجانبين. إذا اخترت اللعب بورق البناء ، يمكنك حتى ترميز أكوامك بالألوان ، لتسريع العثور على ما تبحث عنه.
- الوضع: هذا نظام يتم فيه وضع جميع الأوراق المتعلقة بالمكالمات التي يجب إجراؤها بجوار الهاتف مباشرةً ؛ الأشياء التي يجب إدخالها في الكمبيوتر بجوار الكمبيوتر ، وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا وضع جميع مشروعاتك في صف على مكتبك ، وأول مشروع يعمل في ذلك اليوم على يسارك ، والثاني بجواره ، وما إلى ذلك.
- القوائم: فوق الأكوام ، احتفظ بقائمة تشغيل لمحتواها. بهذه الطريقة ، تعرف بالضبط ما يوجد في الكومة وما عليك سوى إلقاء نظرة على القوائم لمعرفة المكان الذي تبحث فيه. والأفضل من ذلك ، أنه كلما انخفض المستند في قائمتك ، كان أعلى في الكومة.
الآن لديك نظام ملفات - أو بالأحرى إيجاد -!
في هذه المرحلة ، الكومة الوحيدة المتبقية هي تلك التي تحتوي على الأوراق التي تريدها أو تحتاج إلى الاحتفاظ بها ، ولكن لا تحتاج إلى التصرف بناءً عليها. النظام الأكثر منطقية لا يزال هو خزانة الملفات ، مع مجلدات معلقة كلاسيكية ومجلدات مانيلا. ومع ذلك ، إذا لم تتمكن من رؤية نفسك تفتح هذه الأدراج على الإطلاق ، فيمكنك استخدام الخطوتين 2. و 3. أعلاه للقيام بالحفظ على المدى الطويل أيضًا. الجانب السلبي الوحيد هو أنك ستحتاج إلى قدر كبير من المساحة الأفقية ، مثل الرفوف. سيتعين عليك أيضًا التأكد من أن العناصر التي تشير إلى ما هو موجود في أكوامك (الملصقات والقوائم) عمودية وفي مكان يسهل قراءته.
طريق سعيد إلى نظام حفظ الملفات الذي يناسبك!
حقوق النشر 2006 Karin Vibe Rheymer Stewart
ZZZZZZ